Pääkäyttäjän ohje
Pääkäyttäjä näkee kaikkien tunnit, korjaa ne, kirjaa poissaolot ja hyväksyy palkkajaksot. Yrityksessä voi olla useita pääkäyttäjiä. Omistajan tietoja voi muuttaa vain omistaja itse.
Tänään – päivän tilannekuva
- Ylärivillä näet, montako on paikalla, etätyössä, tauolla ja poissa.
- Tänään-listassa on jokainen työntekijä ja hänen tilansa. Napauta nimeä, niin näet hänen tuntinsa.
- Työaikalain huomiot näyttää 45 päivän ajalta lepoaikojen ja ylityörajojen rikkeet sekä auki jääneet leimaukset.
- Työntekijöiden omat korjaukset: kun työntekijä korjaa omaa leimaustaan, korjaus näkyy tässä. Tarkista ja paina Kuittaa tai Kuittaa kaikki.
- Pyynnöt: työntekijöiden korjaus- ja poissaolopyynnöt. Tee muutos ja paina Merkitse käsitellyksi, tai Hylkää.
- Kun edellinen palkkajakso on päättynyt, ylhäällä näkyy muistutus sen hyväksymisestä.
Tunnit – merkintöjen korjaaminen
- Valitse työntekijä ja palkkajakso.
- Päivän rivillä näet leimaukset, tauot, tehdyt tunnit ja mahdolliset lisä- tai ylityöt.
- + Merkintä lisää unohtuneen työpäivän. Klikkaamalla merkintää voit muuttaa aikoja, lisätä tauon (+ Lisää tauko) tai poistaa merkinnän.
- Jokaiselle muutokselle kirjoitetaan syy. Muutos tallentuu muutoslokiin, ja työntekijä näkee sen.
Liukumassa sivulla näkyy myös työntekijän saldo. Lukitun jakson tunteja ei voi muuttaa ennen kuin lukitus avataan.
Poissaolot
- + Lisää poissaolo: valitse työntekijä, aikaväli ja poissaolon laji (esim. vuosiloma, sairausloma, koulutus).
- Kalenteri näyttää koko jakson poissaolot yhdellä silmäyksellä.
- Sairauspoissaolosta kirjataan vain laji, ei koskaan diagnoosia.
- Omat poissaololajit lisätään kohdassa Asetukset › Poissaolokoodit.
Palkkajaksot – hyväksyntä ja palkanlaskenta
- Avaa päättynyt jakso. Palkanlaskennan erittely näyttää jokaisen tunnit eriteltyinä (säännöllinen, lisätyö, ylityö 50 % ja 100 %, sunnuntai-, ilta- ja yötyö) sekä poissaolot. Nimikkeittäin näkyvät myös välisummat.
- Tarkista Korjaukset jaksolla -lista.
- Paina Hyväksy ja lukitse. Jakso näkyy nyt kirjanpitäjälle, ja tunnit lukittuvat.
- Lataa siirtotiedosto palkanlaskentaohjelmaan tai lähetä kirjanpitäjälle, tai Tulosta / PDF.
Jos lukitussa jaksossa on virhe, paina Avaa lukitus, kirjoita syy ja korjaa. Lukitse jakso sen jälkeen uudelleen.
Muutosloki
Jokainen tuntien, poissaolojen, käyttäjien ja asetusten muutos tallentuu: kuka, milloin, mitä ja miksi. Lokia ei voi muokata. Se on todiste, jos tunneista syntyy erimielisyyttä.
Käyttäjät
Asetukset › Käyttäjät ja roolit.
| Toiminto | Miten |
|---|---|
| Uusi työntekijä | + Lisää käyttäjä tai + Kutsu työntekijä (kutsulinkki, voimassa 14 päivää) |
| Kioskityöntekijä ilman tunnusta | + Lisää käyttäjä, kirjautuminen: ei tunnusta, leimaustapa: Kioski |
| Toinen pääkäyttäjä tai kirjanpitäjä | + Kutsu pääkäyttäjä / + Kutsu kirjanpitäjä |
| Unohtunut salasana | Työntekijä voi itse painaa kirjautumissivulla Unohtuiko salasana?. Voit myös avata käyttäjän › Salasanan vaihtolinkki, jolloin linkki lähtee hänen sähköpostiinsa |
| Kadonnut puhelin (2FA) | Avaa käyttäjä › Nollaa 2FA |
| Työsuhde päättyi | Avaa käyttäjä › Poista käytöstä. Tunnit säilyvät. |
| RFID-kortti | Avaa käyttäjä, klikkaa RFID-kortti-kenttää ja näytä kortti lukijalle |
Käyttäjän tiedoissa asetetaan myös tehtävänimike, työsuhde, työaika, saldon alkupäivä ja alkusaldo (esimerkiksi aiemmasta järjestelmästä siirretty saldo).
Työsuhde ja työaika
| Työsuhde | Miten tunnit lasketaan |
|---|---|
| Kiinteä työaika | Työaika annetaan kellonaikoina (esim. 9.00–17.00) ja työpäivinä tai pelkkänä viikkotyöaikana. Ylimenevä työ kertyy saldoon tai lisä- ja ylityöksi. |
| Vaihteleva työaika (0-tuntisopimus) | Ei saldoa eikä odotettuja tunteja. Kaikki tehdyt tunnit menevät palkkaan. Ylityötä on yli 8 tuntia päivässä tai yli 40 tuntia viikossa. |
| Ei palkanmaksua | Henkilö leimaa normaalisti mutta laskuttaa tunnit itse. Tunnit eivät tule palkkajaksoon eivätkä siirtotiedostoon, vaan näkyvät jakson lopussa omassa taulukossaan. |
Kun työaika annetaan kellonaikoina, Leimari vähentää siitä palkattoman ruokatauon. Esimerkiksi 9.00–17.00 ja 30 minuutin tauko on 7,5 tuntia päivässä ja 37,5 tuntia viikossa.
Toimipisteet ja esimiehet
Jos yrityksellä on useampi toimipiste, lisää ne kohdassa Asetukset › Toimipisteet. Toimipisteelle voi antaa kustannuspaikan, joka siirtyy palkanlaskentaan.
- Työntekijän toimipisteet: valitse käyttäjän tiedoista toimipisteet, joissa hän työskentelee. Ensimmäisenä valittu on kotitoimipiste. Jos toimipistettä ei valita, työntekijä näkyy kaikissa kioskeissa.
- Kioskit: liitä kioski toimipisteeseen (Asetukset › Kioski). Kioskissa näkyvät vain sen toimipisteen työntekijät, ja leimaus kirjautuu kioskin toimipisteelle. Usean toimipisteen työntekijä näkyy kaikkien omien toimipisteidensä kioskeissa.
- Etäleimaus: jos työntekijällä on useampi toimipiste, hän valitsee toimipisteen ennen työpäivän aloitusta. Muuten leimaus menee kotitoimipisteelle.
- Seuranta: Tänään-, Tunnit-, Poissaolot- ja Palkkajaksot-sivuilla voit suodattaa toimipisteen mukaan. Tänään-sivulla näkyy, ketkä ovat paikalla missäkin toimipisteessä, ja palkkajaksossa tunnit toimipisteittäin.
Esimies on työntekijä, jolle on valittu kohta Esimies toimipisteissä. Hän leimaa ja näkee omat tuntinsa kuten muutkin, ja lisäksi hänellä on Tiimi-näkymät. Niissä hän näkee valittujen toimipisteiden työntekijöiden tilannekuvan, tunnit ja poissaolot, korjaa merkintöjä, kirjaa poissaoloja ja käsittelee korjaus- ja poissaolopyynnöt. Esimies ei näe asetuksia, laskutusta eikä palkkajaksoja, eikä hän voi hyväksyä omia tuntejaan. Jos kaksivaiheinen tunnistus on vaadittu pääkäyttäjiltä, se vaaditaan myös esimiehiltä.
Asetukset
| Kohta | Mitä sillä tehdään |
|---|---|
| Yritys ja palkkajakso | Yrityksen nimi ja palkkajakson päättymispäivä |
| Toimipisteet | Toimipisteet ja niiden kustannuspaikat |
| Tehtävänimikkeet | Esim. Mekaanikko, Asiakaspalvelija. Nimikkeet näkyvät kioskissa ja raporttien välisummina. |
| Työaika ja tauot | Liukuma ja saldorajat, ruokatauon pituus |
| Korjausoikeudet | Voiko työntekijä korjata omia leimauksiaan: ei lainkaan, saman päivän aikana tai lukitsemattomassa jaksossa |
| Lakivaroitukset | Mitkä työaikalain varoitukset ovat päällä |
| Poissaolokoodit | Omat poissaololajit |
| Kioski | PIN-koodi, RFID-asetukset, kioskilinkit |
| Etäleimauksen sijainti | Sijainnin tallennus leimaushetkellä, oletuksena pois |
| Kirjanpitäjän oikeudet | Mitä kirjanpitäjä näkee |
Sijainti: ota käyttöön vain liikkuvaa työtä tekeville (esim. asennustyöt asiakkaan kohteissa) ja kirjaa peruste. Sijainti tallennetaan vain leimaushetkellä, ei jatkuvasti, ja se poistetaan automaattisesti asetetun ajan jälkeen. Kotona tehtävän etätyön sijaintia ei pidä tallentaa.
Laskutus
Laskutus-sivulla näet tilauksen hinnan ja aktiivisten työntekijöiden määrän. Siellä lisäät maksutavan ja lataat laskut. Hinta päivittyy automaattisesti, kun lisäät tai poistat työntekijöitä. Pääkäyttäjät ja kirjanpitäjät eivät maksa.